Een online event organiseren: waar moet je aan denken?

Door de coronacrisis zijn veel fysieke evenementen, trainingen en meetings afgelast. We zijn gedwongen om meer online te communiceren in plaats van offline. Om onder de aandacht te komen én blijven bij je doelgroep adviseren wij om online events te organiseren. Dit is een zeer geschikte manier om in contact te blijven en kennis te delen met klanten en medewerkers. Bovendien is het niet alleen tijdens de coronacrisis een mooi middel, maar óók daarna. Wat zijn de voordelen van zo’n online event? Hoe organiseer je er eentje? Waar moet je rekening mee houden? Wij hebben inmiddels ruime ervaring opgedaan en delen graag onze tips en tricks.

Waarom een online event organiseren?

De vraag is eerder: waarom niet? Het is namelijk relatief eenvoudig. Je kan al beginnen met een laptop, een goede internetverbinding en een sterk verhaal. Een online bijeenkomst kun je organiseren voor tientallen of zelfs duizenden deelnemers, en dat allemaal vanuit je keuken, tuinhuis, kantoor of, als je het heel professioneel wil aanpakken, vanuit een studio. Voor deelnemers is het zeer laagdrempelig om zich aan te melden voor een – meestal gratis – online bijeenkomst. Deelnemers hoeven niet te reizen om aanwezig te zijn, waardoor het aantal deelnemers ten opzichte van live events vaak hoger ligt. Bovendien is het voor jou als organisator een stuk sneller én goedkoper om een online bijeenkomst te organiseren dan een ‘real-life’ training of cursus. Kosten als zaalhuur, catering en parkeerkosten hoef je namelijk vaak niet te maken voor een online bijeenkomst. En omdat de deelnemers (jouw doelgroep dus) hun contactgegevens achterlaten, geeft het een boost aan de leadgeneratie.

Kies het juiste platform 

Er zijn veel verschillende – betaalde en niet betaalde – platformen waarop jij jouw online bijeenkomst kunt uitzenden. Bijvoorbeeld: Microsoft Teams, Zoom, Youtube, Adobe Connect, GotoWebinar, Demio en WebinarGeek. Wij hebben ervaring met Youtube, Zoom, Microsoft Teams en WebinarGeek. Afhankelijk van je doelgroep en het doel van de bijeenkomst, bepalen we welk platform daar het beste bij past. Voor een (wat groter) online event zijn bijvoorbeeld Youtube en WebinarGeek heel geschikt, omdat je hier een onbeperkt aantal deelnemers kunt toevoegen. Voor een kleinere groep deelnemers (tot 50 personen) werken Zoom en Teams fijn. Via deze platforms is het makkelijk om documenten te delen, samen te brainstormen of in subgroepjes aan een opdracht te werken. Begeleiders kunnen gewoon switchen van de ene naar de andere groep. Ideaal als je de deelnemers ook echt actief aan de slag wil laten gaan.

Promoot je online event

En dan: het werven van deelnemers. Hoe pak je dat aan? Uit ervaring weten we dat je een online bijeenkomst het beste vanaf 4 weken van te voren kunt aankondigen. Bouw je communicatie op: start met een Save the Date, stuur daarna een uitnodiging naar je warme relaties en vervolgens pas naar al je relaties. Start dan met promoten via je social media kanalen en je nieuwsbrief en blijf dit regelmatig herhalen. In mailingsoftware als Mailchimp kun je ook specifieke doelgroepen instellen voor reminders, bijvoorbeeld mensen die de eerste uitnodiging niet geopend hebben. Ook slim: een tijdelijke pop-up op je website installeren met een link naar je online event.

Blijf communiceren!

Yes! Je hebt de eerste deelnemers voor je online event binnengehaald. Superfijn! Dat betekent niet dat je kunt stoppen met communiceren. Het is belangrijk om alle deelnemers minimaal een bevestigingsmail te sturen en een dag van tevoren een reminder. Wil je het nog professioneler aanpakken? Zorg dan dat het online event automatisch in de agenda bij deelnemers komt te staan. Zo houden ze daadwerkelijk de tijd voor de bijeenkomst vrij. Het is bovendien slim om deelnemers iets leuks of lekkers te sturen op hun thuis- of werkadres. Bijvoorbeeld een persoonlijk kaartje met iets lekkers. Je kunt hen tijdens een online event namelijk geen hand schudden of een ‘live’ praatje met ze maken en zult daarom op een andere manier een persoonlijke stempel op de bijeenkomst moeten drukken.

Interactie tijdens een online event

Heb je veel ervaring met het organiseren van een ‘fysieke’ cursus of training? Dan weet je vast alles van het belang van interactie met de deelnemers. Maar hoe pak je dat aan als je deelnemers allemaal achter een beeldscherm zitten? Voor hen is het lastig om hun aandacht erbij te houden, zéker als de spreker alleen maar zendt. Er zijn gelukkig veel manieren om een online event interactiever te maken, bijvoorbeeld met behulp van een quiz, poll of opdrachten. Goede software ondersteunt dit. Door gebruik te maken van een chatvenster (ook wel ‘vraag-en-antwoordscherm’) kun je zelfs een online discussie aan gaan. Tijdens live events vinden sommige aanwezigen het lastig om het woord te nemen. Vanuit je luie stoel achter je pc, in je vertrouwde omgeving, voelt dat voor veel deelnemers veiliger. Stel je vraag en laat de deelnemers antwoorden via de chat. Zo komt er meer interactie en discussie, maar wel op een manier die makkelijk in goede banen te leiden valt.

Generale repetitie

Hoewel de vorm zeer easy en laagdrempelig is, moet je de voorbereiding van een online event niet onderschatten. Zorg allereerst voor sterke content. Waar heeft de doelgroep behoefte aan? Wat wil je bereiken met de bijeenkomst? Wil je informeren, activeren of inspireren? Schrijf je verhaal uit en oefen een paar keer. Het belangrijkste bij een online bijeenkomst? Houd het kort, breng focus aan in je onderwerpkeuze en kom snel to-the-point. Ook het platform moet uitgebreid getest worden. Niets is vervelender dan dat op het ‘moment suprême’ het geluid of beeld niet werkt of de deelnemerslink niet functioneert. Zorg ook dat je weet hoe de chat werkt en mocht je gebruik willen maken van externe tools zoals bijvoorbeeld Mentimeter, test dit dan van tevoren. Ons advies is verder om voor ieder online event een draaiboek te maken: wie doet wat, hoe en wanneer. Na ieder online event werk je het draaiboek bij, zodat het uiteindelijk een compleet instructiedocument wordt waarop je kunt bouwen.

Follow-up

De online bijeenkomst zit erop en hopelijk was het een groot succes. Minstens zo belangrijk is de follow-up. Bedank allereerst (bij voorkeur dezelfde dag nog) de deelnemers met een mail voor hun deelname. Stuur eventueel een samenvatting van je verhaal mee of een audiobestand van of link naar de bijeenkomst zodat men het kan terugkijken. Durf ook om feedback te vragen: “wat kan er volgens jou een volgende keer beter?” Plaats daarnaast een update op je social media kanalen waarin je een samenvatting geeft en iedereen bedankt voor zijn of haar bijdrage. En schrijf een blog over het onderwerp voor op de website met eventueel de audiolink. De deelnemers waarvan je de contactgegevens hebt, kun je aanmelden voor de nieuwsbrief en gaan volgen op social media. Eventueel kun je ze op een later moment nabellen als het interessante leads zijn. En natuurlijk kun je hen ook uitnodigen voor een volgende bijeenkomst.

Onze krachten bundelen

Heb jij een sterk verhaal en wil je graag een webinar of online bijeenkomst organiseren? Maar heb je het vertrouwen of de tijd niet om dit professioneel aan te pakken? Dan helpt CommunicatieKrachten je graag. Onze communicatieadviseurs hebben ruime ervaring met het organiseren van professionele webinars en online bijeenkomsten. Onder andere voor het Werkgeversservicepunt Noordoost-Brabant hebben wij dit meerdere malen succesvol gedaan. Van 10 deelnemers tot 800 deelnemers. Van organisatie tot promotie en follow-up. Laten we onze krachten bundelen!

Geschreven door Sanne Baris