De participatieladder als ideale tool bij interne communicatievraagstukken

Voor een succesvolle organisatie is niet alleen sterke communicatie naar buiten toe belangrijk, ook interne communicatie is essentieel. Tegelijkertijd is het een enorme uitdaging om dit goed te managen, vooral voor organisaties met veel medewerkers. Het uiteindelijke doel van interne communicatie is medewerkers betrekken en verbondenheid creëren. Want: betrokken medewerkers zijn de motor achter het succes van een organisatie. Maar hoe bepaal je in welke mate je je medewerkers wilt betrekken voor welk communicatiedoel? De participatieladder is hierbij een zeer handige tool. Lees je mee?

Medewerkersbetrokkenheid

Wat maakt dat interne communicatie zo belangrijk is? Goede interne communicatie zorgt voor meer verbondenheid én betrokkenheid binnen de organisatie. Betrokken medewerkers voelen zich gehoord en hebben het gevoel dat ze écht een bijdrage kunnen leveren. Dit resulteert in meer gemotiveerde en tevreden medewerkers wat uiteindelijk een positieve invloed heeft op de organisatie en bijhorende klanten. Betrokken medewerkers zijn namelijk productiever én presteren beter.

Betrekken op verschillende niveaus

Eén ding is duidelijk: het betrekken van medewerkers is een onmiskenbaar onderdeel bij interne communicatie. Maar de mate waarin je dit kan doen varieert. Wil je medewerkers betrekken door ze te informeren? Of wil je ze betrekken door ze een actieve bijdrage te laten leveren? Afhankelijk van wat je wilt bereiken met je communicatie, bepaal je de mate van invloed die je aan (groepen) medewerkers wil en kan geven.

De participatieladder is een nuttige tool bij het bepalen van de mate van betrokkenheid van je medewerkers. De verschillende niveaus van participatie en bijbehorende communicatiemiddelen helpen je om te bepalen wie je, wanneer, op welke manier en bij wat, wilt betrekken. Hoe hoger op de ladder, hoe meer participatie.

Niveau 1: Informeren

Informeren is de onderste trede van de participatieladder. Dit betreft het verstrekken van informatie over bepaalde onderwerpen of gebeurtenissen. Dit kun je bijvoorbeeld doen via een mail, persbericht of nieuwsbrief. Hierbij is vooral sprake van éénrichtingsverkeer en het participatieniveau is zeer laag.

Niveau 2: Inspreken

Een stapje hoger op de ladder komt inspreken. Oftewel, het verkrijgen van respons uit bijvoorbeeld een poll of enquête of door middel van inspraakreacties. Op deze manier kunnen medewerkers hun vragen of reacties kwijt, maar of dit daadwerkelijk invloed heeft is vaak niet duidelijk. Het vergroot in ieder geval wel het gevoel van betrokkenheid.

Niveau 3: Consulteren

Consulteren houdt in dat je medewerkers uitnodigt om mee te praten. Van betrekken naar participeren dus. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van georganiseerde klankbordgroepen, of de bekende ‘pizzasessies’ waarin ook daadwerkelijk inbreng en discussie van de medewerkers wordt verwacht. Let wel op dat een dergelijke sessie pas effectief is als zichtbaar wordt gemaakt wat er met de inbreng en resultaten van de participatie gedaan wordt.

Niveau 4: Co-produceren

Bij co-produceren gaat het om het actief laten participeren van medewerkers. Denk aan gezamenlijke planvorming, in bijvoorbeeld een projectgroep. Dit is alleen mogelijk als er nog ruimte is in de plannen en er nog over zaken of uitwerkingen kan worden nagedacht.

Niveau 5: (Mee)beslissen

De hoogste stap op de ladder is medewerkers betrekken bij het maken van beslissingen. Zelf bedenken, zelf sturen en zelf uitvoeren zorgt voor de grootste mate van betrokkenheid. Het nadeel van dit niveau is dat er maar een kleine groep medewerkers participeert.

Heb jij een intern communicatievraagstuk waar je hulp bij kunt gebruiken? Onze specialisten helpen je hier graag bij. Neem gerust contact met ons op!

Geschreven door Sanne.

Bron: Managementmodellensite